Vuonna 2009 Reija Grund saapui kesätöihin nykyiseen Ykköskoti Ketunkallioon vastavalmistuneena lähihoitajana. Hän ei voinut kuvitella työskentelevänsä mielenterveyspuolella vielä yli 15 vuotta myöhemmin, mutta työn imu vei mukanaan.
Nyt Grund on työskennellyt viidessä Ykköskodissa ja suorittanut matkan varrella mielenterveystyön erikoisammattitutkinnon. Hänen nykyisellä työpaikallaan Raision Ykköskoti Leijunkadulla asuu yli 50 asukasta kahdessa kerrostalossa yhteisöllisen ja ympärivuorokautisen asumisen palveluissa. Tiimivastaavana työskentelevä Grund tunnetaan Ykköskodeissa laadun ja hyvien käytäntöjen aktiivisena kehittäjänä.
Kirjaaminen kohtaamisten apuvälineenä
Kirjaaminen on Ykköskodeissa tärkeä laatutyön ja raportoinnin väline, jolla voidaan todentaa, että asiakas saa sitä palvelua, jota hänelle on luvattu. Käytännössä kirjaaminen tarkoittaa, että asukkaan kanssa tehdyt asiat kirjataan pääsääntöisesti tehtävien hallinnan kautta DomaCare-järjestelmään.
– Kirjaaminen tukee asukastyötä, koska se takaa, että kaikki asukkaan kanssa työskentelevät tietävät hänen tarpeensa ja tavoitteensa. Esimerkiksi, jos asukas tarvitsee apua pyykinpesussa, tavoitteen kirjaaminen varmistaa, että se huomioidaan ja toteutetaan johdonmukaisesti, Grund kuvaa kirjaamisen läpinäkyvyyttä ja hyötyjä asiakkaalle.
Tällä hetkellä Ykköskodeissa on käytössä pääsääntöisesti mobiilikirjaus, jonka tekemistä yhdessä asukkaiden kanssa viedään käytäntöön. Mobiilikirjaus on yksi kulttuurinmuutos, jota Grund on ollut jalkauttamassa. – Kun tulin Leijunkadulle, meillä ei ollut mobiilikirjausta, mutta se oli itselleni tuttua, joten sitä oli helppo lähteä viemään käyttöön, Grund sanoo. Myös asukkaan kanssa kirjaaminen on tuonut uusia näkökulmia, sillä se auttaa jäsentämään tietoa tarkemmin ja useampaan kategoriaan. – Kun kirjaamista tehdään yhdessä, merkinnät laajenevat. Järjestelmässä oleva symbolipuu toimii tässä erinomaisena apuvälineenä, Grund kertoo.
Tehtävien hallinta tuo tehdyn työn näkyväksi
Tehtävien hallinta on Grundin mukaan arjen tärkein organisointiväline Ykköskodeilla.
– Pyrimme tekemään tehtävät niin, että kun asukkaan ja sosiaalityöntekijän kanssa on yhdessä sovittu konkreettiset tavoitteet, nostamme kuntoutumisen tavoitteet perustehtäviin, Grund kuvaa prosessia. Perustehtävien lisäksi on esimerkiksi asiointeja, lääkkeiden jakoa, ruokailuja, sairaanhoitajan tehtäviä, sosionomin tehtäviä sekä asukkaan tavoitteiden väliarviointia.
– Tehtävien hallinta ohjaa tekemään ja kirjaamaan sovitut asiat. Se on parantanut arjen organisointia ja tuonut selkeyttä työnkuvaan ja työn tekemiseen, Grund sanoo.
– Meillä tulee jatkuvasti kohtaamisia, joita ei voi ennalta suunnitella. Silloin tehdään ja kirjataan spontaaneja tehtäviä, Grund kertoo. Kirjaaminen on lisääntynyt Leijunkadulla tehtävien hallinnan myötä merkittävästi. Aiemmin kirjattiin vain tiettyjä asioita, kuten siivous tai ruokailu. Nyt kirjataan esimerkiksi käydyistä keskusteluista. – Jos asukas tulee juttelemaan kanssani, teen siitä tehtävän, jolloin muistan myös kirjata keskustelusta, Grund kuvailee.
Kehitystyössä onnistumiset palkitsevat
Päivittäin myös ohjaajan työtä tekevä Grund saa voimaa asukkaiden onnistumisista. Hän kokee, että asukastyön tekeminen auttaa häntä perustelemaan mobiilikirjauksen ja asukkaiden kanssa kirjaamisen hyötyjä kollegoilleen.
Grund on käynyt yhdessä Leijunkadun yksikönjohtaja Ulla-Maija Halkosen kanssa useissa yksiköissä kertomassa kirjaamisesta ja tehtävien hallinnasta sekä ratkomassa ongelmia.
– Olemme pitäneet koulutuksia ympäri Suomea. Vaikka joudumme usein perustelemaan samoja asioita, suhtaudumme asiaan intohimoisesti, koska näemme toimintatapojen kehittämisen hyödyt asukkaille, Grund kertoo. – On palkitsevaa, kun yksikössä, jossa on aluksi ollut epäilyksiä muutosta kohtaan, onkin hetken päästä sanottu, että tämähän on todella hyvä!
Avoin työkulttuuri ja osaamisen jakaminen luovat hyviä toimintatapoja
Ykköskotien laatujohtaja Jari Koskisuu on iloinen, että yksiköiden osaamista hyödynnetään ja kiitollinen Grundin merkityksellisestä roolista tehtävien hallinnan käyttöönotossa.
– Leijunkatu oli jo pilotoimassa tehtävien hallintaa, ja kun sitä alettiin laajentaa kaikkiin yksiköihin, oli tärkeää, että koulutuksissa oli mukana käytännön ääni. Reija kannusti, rohkaisi, neuvoi ja tuki löytämään myös erilaisia ratkaisuja kuin mihin Leijunkadulla oli päädytty, Koskisuu kertoo. Palaute konsultoinneista ja koulutuksista on ollut positiivista, ja Grundin kannustava ja realistinen asenne on koettu erittäin hyvänä.
Grund kokee, että työyhteisön positiivinen ja kokeilunhaluinen ilmapiiri tekee uusien asioiden esittelystä helppoa. – Vien itse aina asioita ahkerasti eteenpäin, vaikka välillä ehkä pitäisi painaa jarruakin, hän nauraa.
Tehtävien hallinta
Tehtävien hallinta on DomaCare-asukastietojärjestelmän ominaisuus, jossa asukaskohtaiset työt suunnitellaan ja aikataulutetaan etukäteen. Työntekijät voivat valita, suorittaa ja kuitata tehtävät suoraan järjestelmässä, mikä varmistaa, että asukkaat saavat tarvitsemansa palvelut ja sovitut toimenpiteet toteutetaan heidän tavoitteidensa ja palvelutarpeidensa mukaisesti. Tehtävien hallinta mahdollistaa myös palveluun käytetyn ajan raportoinnin. Sen tavoitteena on kehittää työn suunnittelua ja tehdä tehty työ näkyväksi. Lisäksi ominaisuus parantaa kirjaamisen laatua ja vastaa koko toimialan tarpeeseen lisätä työhön suunnitelmallisuutta.