Asiakaskokemus
Ykköskodeissa asukkaiden, läheisten, yhteistyökumppaneiden ja henkilöstön kokemusta palvelun laadusta ja sen kehittymistä seurataan laatuindeksin avulla. Laatuindeksi koostuu viidestä kokemuksellisen laadun osa-alueesta, joita ovat: 1) yksilöllinen hoiva, ohjaus ja tuki, 2) turvallisuus, 3) oma viihtyisä koti, 4) yhteisöllisyys ja osallisuus sekä 5) maukas ja terveellinen ravinto.
Kokemuksellista laatua mitataan eri kohderyhmille räätälöidyillä kyselyillä. Laatuindeksi voi olla enimmillään 100 ja jokainen osa-alue saa myös arvon välillä 0-100. Indeksi raportoidaan yksiköittäin ja alueittain kuukausittain. Q2/2023 Ykköskotien kaikkien yksiköiden laatuindeksin keskiarvo oli 88,4 (Q2/2023 87,7). Liiketoimintalinjan laatuindeksi muodostui 82/85 yksiköstä.
Vastauksia saatiin Q3 aikana yhteensä 2084 kpl, joista asukasvastauksia 1226 (59%). Vastaajamäärät ovat pysyneet vakaina mutta tavoitteena on edelleen nostaa vastausten kokonaismäärää.
Omavalvontakysely
Ykköskotien laatua seurataan kuukausittaisilla omavalvontakyselyillä yksiköille. Kyselyssä on 12 kysymystä yhdeksästä seurattavasta osa-alueesta; omavalvontasuunnitelma, lääkehoito, omaohjaajuus, kirjaaminen, toteuttamissuunnitelma, toimintakykyarviot, poikkeamat, huomautukset ja reklamaatiot. Näiden lisäksi kuukausittain kartoitetaan muuttuvia teemoja, jotka olivat Q3:lla viranomaisasiakirjat, rajoitustoimenpiteet ja valmiussuunnitelmat. Indeksi muodostuu siten että jos kaikki 12 osa-aluetta ovat kunnossa, omavalvontaindeksi = 100.
Ykköskotien omavalvontaindeksi (kaikkien yksiköiden omavalvontaindeksien keskiarvo) vuoden 2023 kolmannella neljänneksellä oli 96,5/100 ja koko vuoden kumulatiivinen indeksi 96,1/100.
Muut laadun mittarit
Laadun seurantaa tehdään myös seuraamalla palvelun sisällön toteutumista perustuen asukastietojärjestelmään tehtyihin kirjauksiin liittyen omatuokioiden ja yksiköiden toiminnallisen arjen toteutumiseen. Näiden säännöllisesti seurattavien laadun mittareiden toteumat Q3/2023 (viikot 26-39) olivat: Omatuokioiden toteutuminen 84,7 %, toiminnallisuuden toteutuminen 75,3 %, päivittäiskirjaamisen toteutuminen yhteisöllisessä asumisessa 96,7 % ja ympärivuorokautisessa palveluasumisessa 98,4 %.
Laadun mittareita ja niiden kehittymistä on seurattu yksiköiden henkilökunnan viikkokokouksissa. Yksiköiden kehittämispäiviin rakennettiin erillinen materiaali omaohjauksen, omaohjaajan roolin, tehtävien ja omatuokioiden sisällön kehittämiseksi.
Poikkeamat
Asiakkaiden asumispalveluissa havaittujen puutteiden ja epäkohtien korjaamisessa tärkein työkalumme on poikkeamaraportointi. Poikkeamaraportoinnin prosessin keskeiset vaiheet ovat poikkeaman huomaaminen yksikössä, raportointi keskitetyn tietojärjestelmän kautta ja yhteinen käsittely siten, että tapahtumien syntyyn vaikuttavat tekijät tunnistetaan ja niiden perusteella tehdään mahdollisia korjaavia ja ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä tarvittaessa koko toimialan tasolla. Poikkeamailmoituksia seurataan keskitetyssä raportointijärjestelmässä niin yksikkötasolla kuin palvelulinja- ja toimialakohtaisesti. Poikkeamailmoituksia kannustetaan tekemään matalalla kynnyksellä ja ilmoittamaan myös läheltä piti-tilanteet.
Q3/2023 aikana Ykköskodeissa kirjattiin kaiken kaikkiaan 2011 poikkeamaa. Luku sisältää asukasturvallisuuspoikkeamien lisäksi myös henkilöstö-, laite- ja elintarvikehuollon poikkeamat. Poikkeamien käsittelyaika oli keskimäärin 7.8 vrk. Suoraan asukkaiden hoitoon liittyvien vakavien (luokka 4-5) tason asukastapaturmien määrä oli 0,10 kappaletta tuhatta hoitovuorokautta kohden ja vakavien lääkepoikkeamien määrä 0,04 kappaletta tuhatta hoitovuorokautta kohden.
Poikkeamien käsittelyaika on puolittunut edellisestä vuosineljänneksestä.
Edellisen kvartaalin tulosten pohjalta toteutetut kehittämistoimenpiteet liittyen lääkkeiden antotilanteisiin ja lääkehoitosuunnitelman mukaisiin toimintakäytäntöihin olivat tuottaneet tulosta, vakavien lääkepoikkeamien määrä on edelleen laskenut.
Johtamisen arviointi
Ykköskodeissa toteutetaan johdon toimesta vuosineljänneksittäin jokaisen yksikön johtamisen, laadun ja omavalvonnan toteutumisen arviointi. Näiden arviointien tulokset olivat valtakunnallisesti osa-alueittain asteikolla 4,0-4,9/5. Kvartaaliarvioinnit ovat selkeyttäneet johtamista ja esihenkilötyötä.
Omavalvontakäynnit
Vuosittain tavoitteena on tehdä jokaiseen yksikköön johdon toimesta vähintään yksi omavalvontakäynti. Vuoden 2023 käynnit ovat käynnistyneet ja kaikki käynnit on aikataulutettu kuluvan vuoden ajalle. Uudis- ja korvauskohteisiin ei ole omavalvontakäyntejä tehdä, koska niissä asiakirjahallinto on käyty kokonaisuudessaan läpi toiminnan alkaessa. Kevään 2023 aikana olemme kouluttaneet ryhmän uusia sisäisiä auditoijia suorittamaan omavalvontakäyntejä yksikkömäärän kasvaessa.
Muut kehittämistoimenpiteet
Ykköskotien omat RAI-CMH kouluttajat valmistuivat kesäkuussa 2023. Ensimmäiset henkilöstökoulutukset yksiköihin, joissa käytetään RAI CMH mittaria toteutetaan kuluvan vuoden aikana.
Jokaiseen Ykköskotiin on koulutettu kirjaamisvastaavat, jotka toteuttavat kirjaamisen sisällön sisäisen auditoinnin syys-lokakuun aikana.
Ykköskoteihin toteutettiin kevään aikana työturvallisuuteen liittyvien vaarojen arviointi ja yleinen toimintariskien kartoitus. Väkivallan uhka ja työn keskeytykset nähtiin yleisimpinä riskeinä. Vaarojen arvioinnin perusteella valittiin kuusi yksikköä erilliseen työväkivallan ehkäisy pilottihankkeeseen, joka on käynnistynyt kvartaali 3 aikana.