Ykköskodeissa asukkaiden, läheisten, yhteistyökumppaneiden ja henkilöstön kokemusta palvelun laadusta ja sen kehittymistä seurataan laatuindeksin avulla. Laatuindeksi koostuu viidestä kokemuksellisen laadun osa-alueesta, joita ovat: 1) yksilöllinen hoiva, ohjaus ja tuki, 2) turvallisuus, 3) oma viihtyisä koti, 4) yhteisöllisyys ja osallisuus sekä 5) maukas ja terveellinen ravinto.
Kokemuksellista laatua mitataan eri kohderyhmille räätälöidyillä kyselyillä. Laatuindeksi voi olla enimmillään 100 ja jokainen osa-alue saa myös arvon välillä 0-100. Indeksi raportoidaan yksiköittäin ja alueittain kuukausittain. Q1/2023 Ykköskotien kaikkien yksiköiden laatuindeksin keskiarvo oli 86,0 (Q1/2022 85,8). Liiketoimintalinjan laatuindeksi muodostui 82/85 yksiköstä.
Laatuindeksikyselyiden perusteella erityisenä havaintona todettiin suhteellisten vastaajamäärien vaihtelu yksiköiden välillä. Toimenpiteitä olivat toimenpiteet vastaajamäärien nostamiseksi lisäämällä kyselyiden toteuttamisen frekvenssiä ja aktivoimalla vastaajia
Laadun seurantaa tehdään myös seuraamalla palvelun sisällön toteutumista perustuen asukastietojärjestelmään tehtyihin kirjauksiin liittyen omatuokioiden ja yksiköiden toiminnallisen arjen toteutumiseen. Näiden säännöllisesti seurattavien laadun mittareiden toteumat Q1/2023 (viikot 1-12) olivat: Omatuokioiden toteutuminen 83,0 %, toiminnallisuuden toteutuminen 75,0 %, päivittäiskirjaamisen toteutuminen yhteisöllisessä asumisessa 96,4 % ja ympärivuorokautisessa palveluasumisessa 98,2 %.
Laadun seurannassa havaittiin erityisesti toiminnallisen arjen toteutumisessa yksiköiden välisiä eroja. Omatuokioiden sisältöä ja tavoitteellisuutta haluttiin myös kehittää. Toimenpiteinä laadun mittareiden yhteinen läpikäyminen viikoittain yksikön henkilökunnan kanssa. Yksiköiden kehittämispäiviin rakennettiin erillinen materiaali omaohjauksen, omaohjaajan roolin, tehtävien ja omatuokioiden sisällön kehittämiseksi.
Asiakkaiden asumispalveluissa havaittujen puutteiden ja epäkohtien korjaamisessa tärkein työkalumme on poikkeamaraportointi. Poikkeamaraportoinnin prosessin keskeiset vaiheet ovat poikkeaman huomaaminen yksikössä, raportointi keskitetyn tietojärjestelmän kautta ja yhteinen käsittely siten, että tapahtumien syntyyn vaikuttavat tekijät tunnistetaan ja niiden perusteella tehdään mahdollisia korjaavia ja ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä tarvittaessa koko toimialan tasolla. Poikkeamailmoituksia seurataan keskitetyssä raportointijärjestelmässä niin yksikkötasolla kuin palvelulinja- ja toimialakohtaisesti. Poikkeamailmoituksia kannustetaan tekemään matalalla kynnyksellä ja ilmoittamaan myös läheltä piti-tilanteet.
Q1/2023 aikana Ykköskodeissa kirjattiin kaiken kaikkiaan 1859 poikkeamaa. Luku sisältää asukasturvallisuuspoikkeamien lisäksi myös henkilöstö-, laite- ja elintarvikehuollon poikkeamat. Poikkeamien käsittelyaika oli keskimäärin 11 vrk. Suoraan asukkaiden hoitoon liittyvien vakavien (luokka 4-5) tason asukastapaturmien määrä oli 0,20 kappaletta tuhatta hoitovuorokautta kohden ja vakavien lääkepoikkeamien määrä 0,24 kappaletta tuhatta hoitovuorokautta kohden.
Näiden vakavien poikkeamien johdosta tunnistimme edelleen lääkehoitoon, erityisesti lääkkeiden antotilanteisiin, liittyviä toiminnan kehitystarpeita.
Kehittämistoimenpiteinä lääkkeiden antotilanteisiin liittyen on yksiköissä kerrattu lääkehoitosuunnitelman mukaiset toimintakäytännöt, lisäksi lääkelupaprosessia ja PKV- lääkkeiden kulutuksen seurantaa on kehitetty.
Ykköskodeissa toteutetaan johdon toimesta vuosineljänneksittäin jokaisen yksikön johtamisen, laadun ja omavalvonnan toteutumisen arviointi. Näiden arviointien tulokset olivat valtakunnallisesti osa-alueittain asteikolla 4,0-4,9/5. Näissä kvartaaliarvioinneissa heikommat arvioinnit saaneissa yksittäisissä yksiköissä tunnistettiin asiakirjahallinnon ja toiminnan organisoinnin puutteita ja näihin kohdistetaan johtamisen tukea.
Vuosittain tavoitteena on tehdä jokaiseen yksikköön johdon toimesta vähintään yksi omavalvontakäynti. Ykköskodeissa edellisen 12 kuukauden aikana omavalvontakäyntejä on toteutettu 63 kpl ja niiden peittävyys on ollut 72,0 % yksiköistä. uudis- ja korvauskohteisiin ei ole omavalvontakäyntejä tehty, koska niissä asiakirjahallinto on käyty kokonaisuudessaan läpi toiminnan alkaessa. Omavalvontakäyntien teemoina ovat olleet henkilöstön kehittämistarpeet, hyvä kohtaaminen työyhteisössä, työhyvinvointi ja toipumisorientaation toteutuminen yksiköissä. Lisäksi asukkailta saatiin palautetta omaohjauksesta, avun saamisesta yksiköissä ja mahdollisuuksista vaikuttaa yksikön toimintaan. Kehittämiskohteet liittivät lähinnä toipumisorientaation edelleen edistämiseen, ja työyhteisön kehittämissuunnitelmien toteutumisen seurantaan
Tunnistettujen haasteiden pohjalta tehtiin yksiköihin yksikkökohtainen suunnitelma. Raporttien perusteella niin asukkaiden kuin henkilökunnankin kokemus yksiköiden toiminnan laadusta oli hyvä. Päätettiin lisätä omavalvontakäyntipohjiin liiketoimintalinjan tasolla yhteneväinen tarkistuspäivämäärä (2 kk), joka velvoittaa palamaan käynnin havaintoihin ja varmistamaan kehittämistoimenpiteiden toteutumisen.
Kevään 2023 aikana olemme lisäksi kouluttaneet ryhmän uusia sisäisiä auditoijia suorittamaan omavalvontakäyntejä yksikkömäärän kasvaessa.